시간도 재고 관리가 필요하다

2014.09.24 윤선현

“네가 뭘 가졌는지 아는 것, 네게 필요한 게 뭔지 아는 것, 너한테 뭐가 필요 없는지 아는 것. 이게 재고관리야.”
(Knowing what you got, Knowing what you need, Knowing what you can do without This is an inventory control.)

영화 ‘레볼루셔너리 로드’에 나오는 이 대사는, 잔잔한 삶의 권태로움에서 벗어나 파리로 이민을 꿈꾸던 주인공 프랭크가 아내의 임신과 승진이라는 현실에 갈등하다 결국 일상으로 복귀한다는 것을 암시하는 대사이다.

내가 이를 최고의 명대사로 꼽는 데는 또 다른 이유가 있다. 하루하루 바쁘고, 어떻게 시간을 보냈는지 모르는 우리도 가끔씩 되뇌어야 할 대사이기 때문이다. 내가 뭘 가졌는지(가치), 그리고 무엇이 필요한지, 무엇이 필요 없는지(우선순위)를 아는 것은 우리가 시간을 어디에 어떻게 써야 하는지, 삶의 방향을 알려 준다.

영화 ‘레볼루셔너리 로드’ 스틸컷. 남녀 주인공이 서로를 포옹한 채 바라보고 있다.

ㅣ영화 ‘레볼루셔너리 로드’ 스틸컷 (출처 : 네이버 영화)

[윤선현의 비즈니스 정리력] ② 시간에도 재고 관리가 필요하다

‘시간을 정리하라’는 개념도 여기서 말하는 ‘재고관리’와 비슷하다. 불필요하고 무의미한 시간 사용을 줄이고, 나에게 가치 있는 일과 중요한 일을 하는데 시간을 할애하라는 것이 ‘시간 정리’의 핵심이기 때문이다.

오늘은 ‘시간 정리’의 첫 번째 시간으로 시간의 재고를 파악하는 방법에 대해 알아보기로 한다. 재고 파악의 첫 번째 단계는 우리가 시간을 어떻게 사용하고 있는지 아는 것이다.

지금부터 소개하는 ‘시간 가계부’는 여러분이 현재 어떻게 시간을 보내고 있는지 파악하고, 정말로 우리가 중요하게 생각하는 것에 시간을 보낼 수 있도록 훈련하게 해 준다.

시간 가계부 : 시간을 어떻게 쓰고 있는지 기록해라

만약, 매일 밤 자정이 되면 누군가 당신에게 24시간이라는 귀중한 시간을 입금해 준다고 생각해 보자. 재테크를 할 때 가계부를 쓰듯, 시간 정리의 기본도 ‘시간 가계부’를 쓰는 것이다. ‘시간 가계부’란 일주일간 우리가 사용하는 시간을 ‘시’와 ‘분’ 단위로 기록하는 간단한 워크시트이다.

평일과 주말을 포함해 한 주 이상만 꾸준히 적어보면 내 시간이 어디로 어떻게 흘러가는지 분석할 수 있다. 필요에 따라 직장 내에서의 시간만 작업할 수도 있다. 데이터가 많이 쌓이면 쌓일수록 더 좋은 분석 결과가 나오게 될 것이다.

시간가계부 타임로그. 아침 8시부터 10시 20분까지 해야 할 일과 목적, 시간대비 성과 칸이 보인다.

<시간 가계부 작성법>

1. 위 그림과 같이 네 개의 열로 구성된 간단한 테이블을 만든다. 첫 번째 열에는 10분 또는 15분 간격으로 시간을 표시한다. 두 번째 열에 어떤 일을 했는지 기록한다. 세 번째 열에는 일의 목적이나 어떤 프로젝트인지 쓴다. 네 번째 열에는 목표 대비 결과를 평가한다.

2. 힘든 작업이 되겠지만 이렇게 항목별로 상세하게 기록하는 것은 시간을 낭비했는지, 효과적으로 사용했는지를 판단하는 핵심이 된다. 그러므로 1주일간만(2주일면 더 좋지만) 어딜 가든 시간 가계부를 갖고 다니면서, 크고 작은 모든 활동을 기록해 보자.

3. 아침에 일어나 목욕하는 시간, 이동하는 시간, 자녀의 숙제를 도와주는 시간, 전화하는 시간, 카페에서 잡담하는 시간, 인터넷하는 시간, 잠자는 시간까지 모두 적는다.

* 시간가계부 양식 (1) 24시간 10분 단위 기록 [Download]

* 시간가계부 양식 (2) 11시간 15분 단위 기록 [Download]

* 주의 : 10~15분마다 하던 일을 중단하고 기록할 필요는 없다. 한 번만 기록하고 화살표나 물결 표시를 하면 된다. 만약 2시간 동안 운전을 해야 한다면 10분짜리 칸을 12개 채우고, ‘이동’이라고 적으면 된다. 정밀하게 할 필요도 없다. 고객과 7분간 통화를 했다면 10분으로 기록해도 된다.

어제의 시간은 영원히 사라지고 다시는 돌아오지 못한다

‘시간 가계부’를 기록하는 활동의 장점은 시간의 중요성에 대한 감각을 일깨워 준다는 것이다. 좋은 습관이 될만한 활동을 의식적으로 하게 하고, 해서는 안 되는 일들을 하지 않게 한다. 이러한 의식은 시간을 낭비하지 않고 효율적으로 사용할 수 있도록 올바른 사고를 만든다.

두 번째로, ‘시간 가계부’가 가진 가장 중요한 장점은 현재 자신이 사용하고 있는 시간에 대해 객관적으로 인식할 수 있게 해주고, 우선 순위에 따라 시간을 사용하는 방향을 조정할 수 있는 자료가 된다는 것이다. 이를 통해 우리는 효과적인 시간관리를 할 수 있게 된다.

다음 편에서는 ‘시간 가계부’의 데이터를 분석하고, 평가하며, 우선순위에 따라 시간을 어떻게 쓸 것인지 ‘시간 예산’ 짜는 방법을 알아보겠다.

“시간은 저장되지 않는다. 어제의 시간은 영원히 사라지고 다시는 돌아오지 못한다.
시간은 언제나 항상 부족하다. 그러므로 시간이란 대단히 소중한 것이다.”

‘자기 경영 노트’에서 말한 피터드러커의 말을 명심하며, 일주일 간 시간가계부를 잘 사용해 보자. ^^

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